コーヒーメーカーの導入は経費にできる？仕訳に使う勘定科目も解説

2023/11

従業員の福利厚生や、カジュアルミーティングなどで来客にコーヒーを提供するために、「コーヒーメーカー」を導入する企業・個人事業主が増えています。そこで気になるのが、「コーヒーメーカーやコーヒー代を経費にできるか」という点ではないでしょうか。

実は、正しい勘定科目で仕訳することで、これらを経費とすることが可能です。そこで本記事では、コーヒーメーカーやコーヒー代を経費にするための勘定科目や、注意点について解説します。コーヒー関連の経費でお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

コーヒーメーカー導入費やコーヒー代は経費にできる

コーヒーメーカーをオフィスや事務所に導入した場合、条件を満たせばその費用とコーヒー代を経費として計上することが可能です。その詳細について、まずは以下の3つのポイントから見ていきましょう。

• コーヒーメーカーの導入費は経費にできる
• コーヒー代も経費として計上できる
• コーヒーメーカーを経費にできる条件

コーヒーメーカーの導入費は経費にできる

コーヒーメーカーをオフィスや事務所に設置した場合は、その導入費用を経費として計上できます。この場合は、「消耗品費」の勘定科目を使用します。また、コーヒー豆・コーヒーシュガー・フレッシュクリームなども、消耗品費として計上することが可能です。

コーヒー代も経費として計上できる

コーヒーメーカーを使って従業員や来客に提供するコーヒーの費用も、経費として計上できます。ただし経費として計上する場合は、その状況に応じた「勘定科目」を使用しないといけません。

例えば、従業員同士および取引先との会議でコーヒーを提供した場合は、「会議費」の勘定科目を使います。福利厚生の一環で従業員にコーヒーを差し入れたときは「福利厚生費」、取引先とのカジュアルミーティングの場合は「接待交際費」も使用可能です。

ちなみに、出張先のカフェでコーヒー代を飲んだときは、「雑費」の勘定科目が適切です。雑費は頻度と金額が低い支払いが対象となるので、オフィスのコーヒーメーカーでコーヒーを出す場合は、基本的に雑費の勘定科目は使えません。

コーヒーメーカーを経費にできる条件

コーヒーメーカーを経費として計上できるかどうかは、その「使用目的」によって決まります。以下のような目的であれば、基本的には経費への計上が認められています。

• 福利厚生として従業員にコーヒーを提供する
• ミーティングなどで顧客や来客にコーヒーを出す

つまり、職場環境を良くするためにコーヒーメーカーを導入したり、顧客との取引においてコーヒーを提供したりする場合は、経費にできるということです。ただし、経営者や個人事業主が自分のために導入する場合は、経費として認められません。

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コーヒーメーカーやコーヒー代の仕訳に使える5つの勘定科目

前述したように、コーヒーメーカーやコーヒー代を経費に計上したい場合は、状況に応じて勘定科目を使い分ける必要があります。以下の5つのパターンに分けて見ていきましょう。

• 福利厚生費｜従業員にコーヒーを提供する
• 会議費｜会議などでコーヒーを提供する
• 接待交際費｜取引先とのミーティングでコーヒーを提供する
• 消耗品費｜従業員用にコーヒーメーカーを購入する
• 雑費｜突発的な状況で、外出先でコーヒーを飲む

福利厚生費｜従業員にコーヒーを提供する

福利厚生の一環で従業員にコーヒーを提供する場合は、「福利厚生費」の勘定科目を使用します。例えば、オフィスの「カフェスペース」や「休憩スペース」にオフィスコーヒーを設置するなど、従業員が自由にコーヒーを飲める環境を整備している場合が該当します。

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会議費｜会議などでコーヒーを提供する

従業員同士の会議や、取引先・来客との会議を行う際にコーヒーを提供する場合は、「会議費」の勘定科目を使用します。例えば、オフィスに設置したコーヒーマシンでコーヒーを淹れて、商談の会議に臨んでいる従業員・来客に提供した場合が該当します。

接待交際費｜取引先とのカジュアルミーティングでコーヒーを提供する

取引先や来客との接待やカジュアルミーティングの場合は、「接待交際費」の勘定科目も使用可能です。例えば、カジュアルミーティングで来社した取引先の担当者に、接待としてコーヒーを提供する場合が該当します。

ただし、法人の場合は接待交際費に上限があります。個人事業主の場合でも、接待交際費が多すぎると税務署の不信感を招く恐れがあるので注意が必要です。

消耗品費｜従業員用にコーヒーメーカーを購入する

オフィスや事務所にコーヒーメーカーを導入する場合は、「消耗品費」の勘定項目でその導入費用を経費として計上できます。ただし前述したように、従業員の誰もが利用できる福利厚生の一環であることや、取引先や来客に対して提供する用途であることが条件です。

雑費｜突発的な状況で、外出先でコーヒーを飲む

同じ状況が発生する頻度が低く、なおかつ金額が低い場合は「雑費」の勘定科目が使用可能です。例えば、出張先でインターネットカフェに入り、そこでコーヒーを飲んだ場合などです。しかし、オフィスのコーヒーメーカーは頻繁に利用するものなので、基本的には雑費の勘定科目は使用できません。

コーヒーメーカー・コーヒーの仕訳時の意識すべきポイント

コーヒーメーカー・コーヒーの仕訳時は、以下の2つのポイントを意識しましょう。

• コーヒーメーカーの導入目的によっては経費にできない
• コーヒーメーカーの仕訳時は勘定科目に注意が必要

コーヒーメーカーの導入目的によっては経費にできない

コーヒーメーカーの導入目的によっては、経費に計上できないことがあります。例えば、個人事業主が個人的に飲む用途でコーヒーメーカーを導入したり、コーヒーを飲んだりする場合は、経費として認められないので注意が必要です。従業員や来客者への提供が条件となります。

コーヒーメーカーの仕訳時は勘定科目に注意が必要

仕訳時に適切な勘定科目を選ばなければ、経費として認められないことがあるので注意が必要です。例えば、取引先との会議中に提供したコーヒーを「福利厚生費」として計上すると、不適切な仕訳となります。この場合は、「会議費」の勘定科目を使用しないといけません。