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フリーアドレスの失敗事例と対策をご紹介
オフィス内に固定席を持たず、自由な席で仕事ができるフリーアドレスは、日本でも多くの企業に取り入れられています。サイオステクノロジーの調査によると、2022年4月時点で60.8％の企業でフリーアドレスが導入されていることが分かりました。
（参照：CNET Japan）
しかし、導入したものの失敗し、元の固定席に戻る企業も少なくありません。本記事ではフリーアドレスの失敗事例と対策を紹介します。
目次
フリーアドレスの失敗事例7つ
フリーアドレスを導入したとしても、失敗してしまうケースがあるのも事実です。ここでは失敗事例7つの詳細をご説明します。フリーアドレスの導入を考えている方は、参考にしてみてください。
社員同士のコミュニケーション不足が発生する
フリーアドレスを取り入れる企業の中には「コミュニケーションの促進」を挙げているところもあります。しかし、積極的にコミュニケーションを取っているのは一部の社員のみで、そうでない社員はまったく交流しないなどの事態が発生してしまうケースもあります。
また、同じ部署内でのコミュニケーションが不足し、連携が取れにくくなる場合もあるでしょう。結果的に、職場全体の生産性が落ちる可能性もあります。
職務スペースとリラックススペースのメリハリがない
日々気分を変えられるのがフリーアドレスのメリットのひとつです。しかし、何も考えずに導入した結果、メリハリのないオフィスになってしまう可能性があります。
オフィス全体を仕事するスペースにしてしまうとリラックスできる環境がなく、逆に窮屈に感じてしまうでしょう。仕事スペース以外にも、ホッとできるリラックススペースを作る必要があります。
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セキュリティが考慮されていない
社員が多いと、隣に座っている人がどこの部署の誰なのか分からないことも珍しくありません。その場合、一部の機密性が高い仕事をオープンな環境で漏らしてしまう可能性があります。
後ろから情報を見られてしまう、離席した際に情報を盗まれてしまうなどが考えられます。フリーアドレスだと、オフィスに社外の人間が紛れ込んでいても気付かない可能性もあるでしょう。入館証での管理はもちろん、機密性が高い仕事をする際のルールや環境について決めておく必要があります。
教育・情報共有がしづらい
固定席では部署ごとに席が設けられているため、教育や情報共有もすぐにできます。しかし、フリーアドレスだと同じ部署の社員が近くにいないケースが多くなるため、教育や情報共有がしづらくなります。
特に新入社員には、ある程度長い期間の教育が必要です。年次が浅い社員をサポートするための環境づくりに気を配らないと、社員教育に失敗してしまう可能性があります。
いつも同じ席に座り本来の目的を達成できない
フリーアドレスをわずらわしいと感じてしまう社員がいるのも事実です。フリーアドレスにすると、毎日どこに座るかを考えないといけません。その結果、常に同じ席に座ってしまう社員も出てくるでしょう。
また、チーム内でのコミュニケーションが必要になるために、結局いつものチーム同士で近くの席に固まってしまうこともよくあります。
これでは、フリーアドレスを導入した意味がなくなってしまいます。導入の目的を明確化し、社員に理解してもらう必要があります。また、フリーアドレスの良さを活かすため（目的達成のため）のルールづくりを考える必要があるでしょう。
社員の居場所がわかりづらい
フリーアドレスでは毎日席が変わるため、社員がどこにいるのかわかりづらくなってしまいます。来客時に顧客を案内するときは特に、社員を探すのに時間がかかるなど不自由なこともあるでしょう。
顧客に迷惑をかけるだけでなく、生産性が落ちてしまう可能性もあります。あらかじめ社員の居場所が把握できるよう、「Excelなどに居場所を入力する」「座席管理ツールを導入する」などルール作りが重要になります。
落ち着いて仕事ができない
フリーアドレスを導入した結果、落ち着いて仕事ができない可能性も考えられます。選ぶ席により緊張感が生まれてしまう場合もあり、結局一部の席に固まってしまうケースもあるでしょう。また、先輩や上司がいつも同じ席に座ってしまうと、その席には座れないという雰囲気が生まれてしまいます。
これでは、フリーアドレスを導入した意味がなくなってしまうでしょう。そのような事態を防ぐためにも、ルールづくりやマニュアル作成が必要になります。
フリーアドレスの失敗対策3つ
フリーアドレスの失敗対策3つ
フリーアドレスの失敗対策には、以下の3つが挙げられます。
- ABWの考え方の導入
- グループアドレスの導入
- オフィスコーヒーの導入
ここではそれぞれの詳細をご説明します。
ABWの考え方の導入
ABW（Activity Based Working）とは、業務の内容によって最適な作業場所を選択するワーキングスタイルです。集中して仕事したい時は「集中スペース」新しい企画を考えたい時は「リフレッシュスペース」など、仕事内容により適切な環境を選べるのが特徴です。
フリーアドレスは「物理的な環境」しか考えられておらず、集中したいのにできない、リラックスしたいのにできないといった問題が発生する可能性があります。ABWの考え方を導入すれば、こうした問題の解消が可能になります。そのため、ABWに基づいたスペース設計やマニュアルの導入がおすすめです。
グループアドレスの導入
グループアドレスはフリーアドレスとは違い、部署ごとなどに座るスペースを決めるスタイルです。フリーアドレスの失敗事例には「社員の居場所が分からない」「教育・情報共有がしづらい」などがありました。
グループアドレスであれば同じ部署の人間が決まった場所にいるため、上記の問題も解決できます。また、コミュニケーション不足を防ぐことも可能です。
オフィスコーヒーの導入
フリーアドレスにオフィスコーヒーを取り入れれば、職務スペースとリラックススペースのメリハリができます。また、毎日違う人と接しなければいけませんので、大きなストレスになる可能性もあるでしょう。
オフィスカフェがあればメリハリができるだけでなく、ストレスの解消、社員同士の気軽な交流により、コミュニケーション不足を解消できます。
フリーアドレスとあわせてネスプレッソを導入しませんか？
フリーアドレスを取り入れるなら、弊社ネスプレッソ プロフェッショナルを利用してみてはいかがでしょうか。ネスプレッソ プロフェッショナルは、誰にでも美味しいコーヒーを手軽に淹れられるのが特徴です。
オフィスサイズやレイアウトに合わせて選べるコーヒーマシンが6種類そろっています。充実したサービスを提供しているため長く安心して利用可能です。サービス内容には以下の4つがあります。
- コーヒーマシンのアフターケア
- 使用済みカプセルのリサイクル
- コーヒースペシャリストによるサポート
- 6,000円（税込み）以上のお買い上げで送料無料
オフィスコーヒーを取り入れればコミュニケーション不足の解消だけでなく、社員の満足度向上にもつながるでしょう。フリーアドレスを自社に取り入れるなら、あわせてネスプレッソ プロフェッショナルの設置を検討してみてください。
フリーアドレス導入の際には失敗対策を入念に
フリーアドレスを導入する企業は増えていますが、失敗してしまうケースもあるのが事実です。失敗しないためには事前に対策を考える必要があります。また、導入目的を明確化することも大切です。
「現時点でどのような課題があるのか」「なぜ自社にフリーアドレスが必要なのか」を検討し、導入目的を明確にしましょう。明確化できたら社員へ周知し、理解してもらうことも大切です。今回紹介した失敗事例を参考に、対策を考えていきましょう。
