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社内コミュニケーション課題の例と改善に向けた効果的な取り組みをご紹介
新型コロナウイルスの拡大によるリモートワークの導入で、社内コミュニケーションに課題を抱えている企業は多いのではないでしょうか。社内コミュニケーションがうまくいかないと業務効率の低下だけでなく、社員の離職につながる可能性があります。
本記事では、社内コミュニケーション課題の例と、改善に向けた効果的な取り組みをご紹介します。今回の記事を参考に、社内コミュニケーションの活発化を図っていきましょう。
目次
社内コミュニケーションの課題の例
社内コミュニケーションの課題の例には、以下の3つが挙げられます。
- リモートワークによるコミュニケーション不足
- 部署間・社内全体でのコミュニケーション不足
- 上司・部下間での不適切なコミュニケーション
ここではそれぞれの詳細を見ていきましょう。
リモートワークによるコミュニケーション不足
新型コロナウイルス感染拡大により、リモートワークを取り入れる企業が増えました。ここではサイボウズ株式会社が行った「テレワークのコミュニケーション」調査の結果を参考に、リモートワークによるコミュニケーション不足の課題をご紹介します。
職場の人とコミュニケーションをとる時間は、「業務に関わるもの」では1日当たり「30分未満（0分含む）」が6割、「業務に直接関わらないもの」では「0分」が4割でした。また、在宅勤務での「コミュニケーションがしにくい」と答えた人は5割を超えています。
社内にいれば相手の時間があるときに、顔を見ながらコミュニケーションが取れますが、リモートワークでは電話やE-mailなどのツールを使わなければなりません。それゆえに、以下のような課題がより顕在化します。
- 連絡の取りにくさ
- タイミングの難しさ
- メールに時間がかかる
リモートワーク起因のコミュニケーション不足は、今後より対策の必要性が増していくでしょう。
リモートワークの5つのデメリットとは？メリットや対策もご紹介
部署間・社内全体でのコミュニケーション不足
部署間・社内全体でのコミュニケーション不足も課題の一つです。仕事には他部署と協力して進めなければならない仕事があります。
部署間でコミュニケーションが不足していると、効率的・効果的な連携が取れず、仕事がスムーズに進まなくなってしまうこともあるでしょう。また、社内全体でのコミュニケーション不足はより深刻な問題をもたらす場合があるため、注意が必要です。
社内全体のコミュニケーション不足により組織との一体感を得られなければ、離職率の上昇、社員のモチベーションの低下や、生産性の低下などをもたらしてしまう可能性があります。
上司・部下間で理想のコミュニケーションの認識が異なる
上司・部下間とのコミュニケーションの不適切さも、課題の一つに挙げられます。ここではリクルートマネジメントソリューソンズによる「上司・部下間コミュニケーションに関する実態調査」を参考に上司・部下間でのコミュニケーションの課題をご紹介します。
「どのようなコミュニケーションが十分か」の設問で上司・部下別に調査した結果によると、お互いの感じ方に相違があることが分かりました。例えば、「あなたの間違いや足りない点を指摘すること」に対して、部下が5評価中の4.03と高く評価しているのに対し、上司は3.80と低い結果を示しています。
また、「どのようなコミュニケーションが重要か」の設問に関しても、上司と部下では考え方に相違が見られました。上司と部下ではコミュニケーションに関する感じ方や考え方に相違があり、その結果コミュニケーションが不適切になってしまっているのだと考えられます。
また、ネガティブフィードバックの伝えづらさも大きな課題の一つです。例えば、上司は「業務の間違いの指摘ができなかった」「早めにやってほしいと言えない」、部下は「ミスの指摘に迷ってしまう」「指示内容の間違いを伝えられない」など、お互いにネガティブな意見を言いにくい傾向にあります。
社内コミュニケーション課題解決のための取り組み例7つ
社内コミュニケーション課題解決のための取り組み例には、以下の7つが挙げられます。
- メンター制度を導入する
- 社内チャットツールを導入する
- 定期的に1on1ミーティングを行う
- シャッフルランチを導入する
- 部活・同好会制度を導入する
- 社員食堂を作る
- オフィスコーヒーを導入する
ここではそれぞれの詳細を見ていきましょう。
メンター制度を導入する
メンター制度とは、上司が部下の総合的なキャリア形成を支援する制度をいいます。この制度は部下の成長を支援するのに役立つだけでなく、上司・部下間のコミュニケーション促進にもつながります。
また、メンター制度により今後のキャリア形成を描きやすくなったり、会社組織への適応を早めるたりすることもできるでしょう。メンターを任された社員にとっては、マネジメント能力のスキルアップ、部下の成長により自分に自信を持つことが可能です。
メンター制度は、ネスレ社内でも導入されていて、その効果は確認されています。
社内チャットツールを導入する
メンター制度とは、上司が部下の総合的なキャリア形成を支援する制度をいいます。この制度は部下の成長を支援するのに役立つだけでなく、上司・部下間のコミュニケーション促進にもつながります。
また、メンター制度により今後のキャリア形成を描きやすくなったり、会社組織への適応を早めるたりすることもできるでしょう。メンターを任された社員にとっては、マネジメント能力のスキルアップ、部下の成長により自分に自信を持つことが可能です。
メンター制度は、ネスレ社内でも導入されていて、その効果は確認されています。
定期的に1on1ミーティングを行う
定期的に1on1ミーティングを行うのも一つの方法です。株式会社サイバーエージェントでは、上司と部下が月に1度、1on1ミーティングを行った結果、突然の退職が減ったといいます。
1on1ミーティングの実施により、部下の成長促進やモチベーション向上、上司と部下の信頼関係構築につながります。また、部下から職場へのネガティブフィードバックもしやすくなり、職場改善につなげることも可能になるでしょう。
シャッフルランチを導入する
シャッフルランチとは、業務で接点のない社員同士でランチに行く制度です。スタートアップなどではよく取り入れられており、他部署や先輩後輩など、さまざまな社員とコミュニケーションが可能になります。
ランチのお金は福利厚生費として計上し、積極的に行うのがおすすめです。新入社員が入ってきたときに実施すれば先輩や上司とのコミュニケーションが取りやすくなるため、会社や仕事への理解を深め、不安の軽減が可能になるでしょう。
部活・同好会制度を導入する
多くの企業で導入されている効果的な取り組みには、部活・同好会制度が挙げられます。部活・同好会により、社員間のコミュニケーションの活発化が期待できるでしょう。
部活や同好会では仕事以外の雑談も増えるため、会社でも話しかけやすくなり、部署を超えたコミュニケーションが可能になります。縦・横・斜めで社内のつながりができ、より生産的な組織になるでしょう。
社員食堂を作る
社員食堂を作れば、ランチの時間に社員同士でコミュニケーションができます。食事の場ではオフィスにいるときとは違い、気軽に話し合え、仕事以外の雑談もしやすいでしょう。
社員食堂で交流が増えれば話しやすい雰囲気になるため、普段からコミュニケーションもしやすくなり、業務の効率化につながる可能性があります。また、健康的な食生活をするサポートにもなります。
オフィスコーヒーを導入する
社内コミュニケーションを活発にしていきたいのであれば、オフィスコーヒーを導入してはみてはいかがでしょうか。オフィスコーヒーの導入とともに、カフェスペースも導入しましょう。そうすれば自然と社員が集まり、コーヒーを飲みながら会話ができます。
そのため、普段関わりのない他部署の社員とのつながりが生まれるきっかけになるでしょう。また、オフィスコーヒーの導入により人間関係が良好になったり、仕事のアイデアが生まれてきやすくなったりすることもあります。
オフィスコーヒーの導入を考えているなら、弊社ネスプレッソプロフェッショナルがおすすめです。ネスプレッソプロフェッショナルは、誰でも手軽に格別なコーヒーを入れられます。
オフィスコーヒーの導入ならぜひ、ネスプレッソプロフェッショナルの設置を検討してみてください。
社内コミュニケーションの課題を解決しましょう
今回挙げたように、社内コミュニケーション課題を改善するための施策は、オフィスコーヒーやメンター制度の導入などさまざまあります。社内のコミュニケーションが活発になれば業務をスムーズに行えるだけでなく、社員満足度の向上、離職率の低下につなげられる可能性があります。
今は働き方の多様化により、昔以上にコミュニケーションが取りにくくなっているのが現状です。今回紹介した解決策を参考に、社内のコミュニケーション活発化を図ってみてはいかがでしょうか。
