オフィスコーヒーを導入するには？導入方法や選び方を解説

2024/08

従業員が休憩中に気軽にコーヒーを味わうことができる「オフィスコーヒー」のサービス。 導入を検討しているものの、「導入方法が分からない」「自社にどの種類が合うのか分からない」ということもあるでしょう。そこで本記事では、オフィスコーヒーの導入方法や種類、選び方などについて解説します。

オフィスコーヒーの種類と導入方法

オフィスコーヒーには、大きく分けて「買い切り型」「月額制・サブスク型」「自動販売機型」の3種類があります。それぞれの特徴と導入方法について見ていきましょう。

買い切り型

「買い切り型」のオフィスコーヒーは、コーヒーマシンを自社で購入して運用するタイプです。コーヒーマシンの購入費が初期費用としてかかりますが、月額料金は発生しないため、ランニングコストを抑えられる点がメリットです。ただし、細かなメンテナンスは基本的に自社で行わないといけないため、社内リソースを圧迫してしまうこともあります。

月額制・サブスク型

「月額制・サブスク型」のオフィスコーヒーは、月額料金を支払ってコーヒーマシンをレンタルする方法です。コーヒーマシンの購入費用がかからない点はメリットですが、月額料金を継続的に支払わなければならず、一定のランニングコストがかかります。しかし、定期的なメンテナンスやサポートがサービスに含まれていることがあり、社内のメンテナンス負担などを軽減できる魅力があります。

自動販売機型

大型の自動販売機型の機械を社内に設置し、現金やキャッシュレス決済などを用いてコーヒーを提供する方法で「コイン式」とも呼ばれます。コインを入れて好みのメニューを選択すると、ワンタッチで紙コップにコーヒーを淹れることが可能です。

マシンによっては砂糖・クリームの量・コーヒーの濃さなどを選べるものもあります。定期的なメンテナンスは業者が行いますが、電気代が自社負担となるため注意が必要です。

導入方法

コーヒーマシンのタイプごとの導入方法は、主に次のとおりです。

• 買い切り型：コーヒーマシンやサーバーを自社で購入し、管理する
• 月額制・サブスク型：コーヒーマシンやサーバーなどをレンタルする
• 自動販売機型：社内に自動販売機を設置する

オフィスコーヒーを導入する目的とは

オフィスコーヒーを導入する主な目的として、次のようなものが挙げられます。

• 社内コミュニケーションの活性化
• 業務効率化に貢献できる
• 従業員の負担の軽減

社内コミュニケーションの活性化

休憩室やカフェスペースなどにオフィスコーヒーを設置することで、人が集まりやすくなります。その結果、従業員同士でコミュニケーションを取る機会が増え、交流が盛んなオフィス環境の構築につながります。また、普段は関わりが少ない別部門・部署の従業員同士が話すきっかけにもなるため、社内全体の雰囲気づくりやチームビルディングなどにも役立つでしょう。

加えて、「オフィスコーヒーの魅力に関する意識調査」では『コーヒーを楽しむスペースを通して、「意見交換」や「社内コミュニケーション」が円滑になると思いますか（n=536）』という質問に対しては、「非常にそう思う」「ややそう思う」の合計が88.3%であるという結果も出ています。本格的な味わいのコーヒーを楽しめるだけでなく、コミュニケーションの場の一つとして、オフィスコーヒーは社員同士のコミュニケーションを深める役割を期待されていることがわかります。

業務効率化に貢献できる

オフィスコーヒーを導入することで、従業員が業務の合間にコーヒーを飲んで休憩する機会が生まれます。適切な休憩を取ることで、集中力を回復させて業務に臨みやすくなるのです。

休憩時間に業務から離れてコーヒー特有のアロマを感じる時間を作ることで、オフィスの張りつめた雰囲気から離れることができ、それが気分転換につながります。人間の集中力には限界があるため、適切な休憩時間を取り、仕事にメリハリをつけることで業務の効率化が見込めます。

従業員の負担の軽減

オフィスコーヒーがない職場では、各従業員がコーヒーを持参、もしくは購入する必要があります。

オフィスコーヒーを福利厚生として提供することで、従業員の時間・経済的な負担を軽減することができ、満足度やパフォーマンスの向上に貢献できるでしょう。

オフィスコーヒーのサービスを選ぶ際のポイント

オフィスコーヒーのサービスはさまざまな企業が提供しているため、次のようなポイントを意識して自社に合うものを選ぶことが大切です。

• 機能とコストとのバランスが良いか
• 社内ニーズに合うコーヒーやドリンクが選べるか
• メンテナンスやサポート体制が充実しているか
• サステナビリティに向けた取り組みを行っているか

機能とコストとのバランスが良いか

導入するオフィスコーヒーの費用が予算内に収まるかどうか、事前にシミュレーションしておくことが大切です。導入費用や月額費用に加えて、消耗品や備品を購入するランニングコストもかかります。提供できるドリンクの品質や機能などを考慮して、コストとのバランスが良い製品を選ぶようにしましょう。

社内ニーズに合うコーヒーやドリンクが選べるか

従業員のコーヒーのニーズは、それぞれの企業で異なります。コーヒーやカフェインが苦手な従業員も利用できるように、デカフェなどのメニューも選べるマシンを検討することが大切です。事前に従業員にアンケートやヒアリングを行うことで、より適切なものを選びやすくなるでしょう。

メンテナンスやサポート体制が充実しているか

コーヒーマシンは機械なので、故障やトラブルが起きることがあります。サポート体制が充実しているサービスであれば、万が一のときも迅速な対応を受けることができるので安心です。また、定期的なメンテナンスを受けることができれば、運用の負担も軽減できます。

サステナビリティに向けた取り組みを行っているか

国際的にもSDGsへの関心が高まっている背景もあり、オフィスコーヒーを提供する事業者の「持続可能な社会の実現に向けた取り組みをおこなっているか」についても、サービス選定の基準の一つになるでしょう。例えば「ネスプレッソ プロフェッショナル」では使用済みカプセルを回収・リサイクルし、資源として再利用する取り組みを行っています。

こうしたサステナビリティを重視したメーカーのオフィスコーヒーを導入することで、SDGsに関する自社の取り組みとして、社会や環境に対する自社の姿勢をステークホルダーにアピールすることも可能です。

ネスプレッソのサステナビリティへの取り組みについて

オフィスコーヒーを導入する際の注意点

オフィスコーヒーの導入時は、次のようなポイントも意識しましょう。

• 設置場所があるか確認する
• メンテナンスの方法を確認する
• 操作しやすいコーヒーマシンかどうかを確認する

設置場所があるか確認する

オフィスコーヒーの導入前は、設置場所を確保しておくことが大切です。特に自動販売機型のコーヒーマシンは広いスペースが必要なので、オフィスによっては設置できないこともあります。スペースが限られている場合は、導入を検討しているコーヒーマシンの寸法を調べ、設置予定の場所と照らし合わせて確認しましょう。コーヒーマシンの設置場所については以下の記事でもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

コーヒーマシンの置き場所はどこがいい？設置時のポイントを解説

メンテナンスの方法を確認する

オフィスコーヒーの導入後は、定期的なメンテナンスが必要になります。自社で行わないといけない場合は社内のリソースが足らず、清潔さを保てなくなり、結果的に利用者が減ってしまう可能性があります。したがって、導入前にメンテナンスの頻度や方法を確認し、自社のリソースで対応できるのかチェックすると良いでしょう。

操作しやすいコーヒーマシンかどうかを確認する

コーヒーマシンとして利用しやすいかどうかもチェックしましょう。操作の手順が複雑だったり、パーツが細かくお手入れが難しかったりすると利用率が低下する懸念があります。そのため、操作しやすく扱いやすいコーヒーマシンを選ぶことが重要です。

例えばカプセル式のコーヒーマシンであれば、複雑な手間をかけず、手軽にコーヒーを淹れることができます。後片付けやメンテナンスの手間も少ないため、従業員が利用しやすいといえるでしょう。