ビジネス活用

職場で雑談できる環境づくりが大事な理由とそのためのアイデア

2023/12

職場での雑談は、ビジネスシーンにおいて大切なコミュニケーションです。組織内で生まれる何気ない会話や気軽なコミュニケーションが、重要な役割を担うことがあるためです。

しかし、雑談と聞いて「会社にとって良い影響はあるのか」「本当に必要なのか」と疑問に思う方もいらっしゃるでしょう。なかには良いイメージを抱いていない方もいるため、企業によっては業務中の雑談を禁止しているところもあります。

そこで本記事では、職場で雑談できる環境づくりが大事な理由や、そのためのアイデア・ポイントについて解説します。気軽な雑談ができる職場づくりを目指している方は、ぜひご参考ください。

職場での雑談が大事な理由

職場での雑談が大事だとされる理由として、主に以下の4つが挙げられます。

信頼関係を構築するため
業務の効率化のため
アイデアが生まれやすいため
助け合いの空気が生まれやすいため

信頼関係を構築するため

職場における信頼関係の構築は、さまざまな業務の品質・効率を高めるために重要です。お互いに相手の考えが分からない場合や、警戒心・緊張感が強いままでは、従業員がスムーズな連携で業務をこなすことは難しいでしょう。

従業員同士の信頼は、何気ない雑談や休憩中のささいな会話から、自然に生まれることがあります。業務に必要な内容を話すだけでは、関係性はなかなか深まりません。従業員間で何らかの不信感があると、信頼関係だけでなく生産性にも影響してしまうでしょう。

日々の雑談は従業員同士の親睦を深め、良好な信頼関係を構築するきっかけになります。業務中に密なコミュニケーションを取るためにも、従業員が周りの人と気軽に雑談できる環境づくりが大切です。

業務の効率化のため

一見すると業務と関係ないと思われる雑談でも、間接的に業務効率や生産性の向上につながることがあります。前述したように、日々の何気ない雑談が従業員同士の信頼関係を深めるからです。

同僚や上司と気軽に話せる職場環境なら、業務上の報告や質問も行いやすくなります。タスクに行き詰まりを感じたときに上司からヒントを得たり、同僚との雑談から何らかのヒントを得たりして、課題を解決することができるでしょう。その結果、業務プロセスが停滞しづらくなり、効率的に進めやすくなるのです。

アイデアが生まれやすいため

何気ない雑談からアイデアが生まれた経験があるのではないでしょうか。一人でじっくり考えたり、緊張感のある会議室で話し合ったりしても生まれないアイデアが、リラックスしながら雑談しているときに突然生まれることがあります。

人は雑談しているとき、無意識にインプットとアウトプットを繰り返し、発想や思考が柔軟になると考えられています。そのため、それまで思いつかなかったアイデアが雑談により生まれたり、そのアイデアの共有でさらに新たなアイデアが生まれたりすることもあるのです。

実際に、新たなビジネスや既存ビジネスの改善案は、雑談の中から生まれることが多いといわれています。雑談が生み出すクリエイティビティを促進するため、専用の休憩スペースや時間を設けるのも効果的です。

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助け合いの空気が生まれやすいため

雑談により助け合いの精神が生まれ、生産性が向上することもあります。組織内に雑談できる環境が整っていれば、ストレス・不満の緩和や課題の発見ができるため、無駄な業務停滞が減って業務がスムーズに進みやすくなります。

「雑談は業務を妨げるもの」とする風潮は根強くあります。しかし、アメリカのラトガース大学などによる調査により、「適度な雑談により職場への帰属意識が高まり、助け合いの空気が生まれやすくなる」ことが分かりました。

職場における助け合いの空気は「生産性の向上」につながります。今後はリモートワークやフリーアドレスが中心になることが予想されるため、雑談の効果は特に重要なものになるでしょう。

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職場での雑談の効果を上げるためのポイント

職場での雑談の効果を上げるために、以下の4つのポイントを意識しましょう。

無理に結論付けようとしない
お互いに共感することを意識する
プライベートに入りすぎない会話を意識する
業務とのメリハリを意識する

無理に結論付けようとしない

とりとめのない雑談に「結論」は必要ありません。無理に結論付けようとすると、せっかく雑談でリラックスした雰囲気が壊れてしまいます。また、結論付けは相手をジャッジすることにつながるため、相手が「話しづらさ」を感じて、雑談が続かない職場環境になるかもしれません。雑談で大切なポイントは、肩の力を抜いてコミュニケーションを取ることです。

お互いに共感することを意識する

雑談の相手は必ずしも結論やアドバイスが必要なわけではなく、ただ「話を聞いてくれる」ことを求めている場合がほとんどです。そのため、相手の感情を受け止めて共感を示すことが、雑談では大切になります。感情を共有することで信頼が高まり、効果的な雑談ができるようになります。

プライベートに入りすぎない会話を意識する

雑談をするときは、相手のプライベートに入り込みすぎない会話を意識して、適度な距離感を保ちましょう。相手が話す以上にプライベートな質問をすると、いくら仲の良い間柄であっても失礼な印象を与えてしまうかもしれません。また、自身のプライベートについて話しすぎると、内容によっては雰囲気が重くなってしまうので注意が必要です。

業務とのメリハリを意識する

ビジネスシーンにおける人間関係を円滑化し、業務を進めやすくするためのものです。雑談が業務の支障になってしまうのは本末転倒なので、適度なタイミングで切り上げることが大切です。また、大声で話して迷惑になることがないように、周囲に配慮することも意識しましょう。

職場で雑談できる環境づくりも大事。ポイントは？

前述したような「雑談の効果」を得るためには、「気軽に雑談する環境」が欠かせません。快適に雑談できる環境をつくるために、以下の3つのポイントを意識しましょう。

気軽に雑談できるスペースづくり
飲食しながら雑談も仕事もできるスペースがあると良い
リモートワークでは雑談ルールを作る

気軽に雑談できるスペースづくり

誰でも気軽に雑談できるように、専用の休憩スペースを作りましょう。緊張感のあるオフィスや会議室しかない環境では、雑談のハードルが大幅に上がってしまいます。

雑談に適している環境として、ラウンジやマグネットスペースなどが挙げられます。マグネットスペースとは、「磁石のように人が自然に引き寄せられる空間」のことです。カジュアルな椅子や机・ソファーがあれば、自然に人が集まり会話が生まれるでしょう。従業員同士の雑談が思うように増えないときは、こうしたスペースづくりに目を向けてみてください。

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飲食しながら雑談も仕事もできるスペースがあると良い

雑談できるスペースで、飲食もできるとより理想的です。人は食べ物や飲み物を口にしているときは、自然に話が弾みやすくなるものです。おいしい食べ物を食べたりコーヒーを飲んだりしたときは、つい周りと話したくなるのが自然でしょう。

飲食しながら雑談ができるスペースの例として、「オフィスカフェ（社内カフェスペース）」や「社員食堂」などがあります。仕事の雰囲気から離れられるため、自然に仕事以外の会話も生まれやすくなります。

また、飲食だけでなく仕事もできるような空間があれば、コーヒーやお菓子を片手にカジュアルな会議ができます。適度な休憩を挟んで気分転換ができるため、普段は思いつかないようなアイデアが溢れ出すかもしれません。

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リモートワークでは雑談ルールを作る

リモートワークでも、あえて雑談できる環境を作ることが大切です。しかし、チャットツールなどを使ってリモートワーク環境下で雑談するのは難しいため、あえて「雑談ルール」を作るとオンライン上で雑談できる雰囲気が生まれます。例えば、チャット上に雑談スレッドや雑談ルームを作って、リーダーや上司から積極的に雑談するなどです。

その方法でも限界はあるため、週に1～2回は出社して会話の時間を設ける「ハイブリッドワーク」も効果的です。気軽な雑談が難しいリモートワークだからこそ、適切なルールで雑談の時間を作りましょう。

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