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職場環境を快適に保ちながら、オフィスコストを削減する方法
企業利益の向上を目的に、オフィスコスト削減を目指している企業様も多いのではないでしょうか。しかし、むやみにオフィス規模を縮小したり設備投資を節約し過ぎると、社員の満足度を下げる原因になりかねません。
今回は、職場環境を快適に保ちつつ、コスト削減につながるオフィスの環境整備についてご紹介します。
目次
オフィスコストの種類
新型コロナウイルスの影響で在宅ワークが増えたことにより、オフィスの存在意義や費用対効果を見直す企業が増えています。そもそも、オフィスにはどのようなコストがかかっているのでしょうか。賃貸物件であれば賃料が分かりやすいコストですが、下記のような設備の維持費にも注目すべきです。
エアコン
オフィスの中で一番コストがかかっていると言われている設備は、エアコンです。
一般的に家庭用エアコンに比べて業務用エアコンは電圧の違いなどから使用電力量が多くなるため、そもそもコストが高くなりがちです。さらに、夏場、冬場ともに就業時間は必ず稼働させる必要があり、企業によってはサーバールームで24時間エアコンを使わなければならないケースもあります。
照明
照明にかかる電気代も意外と大きなコストです。蛍光灯は初期費用が安い反面、LED照明と比べて電気代が高くなります。
環境省のデータによると、54Wの白熱電球から9Wの電球形LEDランプに交換すると、年間（2000時間想定）約2,430円の節約になると言われています。多くのオフィスでは水道やガスなどのエネルギーコストが一般家庭と同様に必要になりますが、その中でもやはり電気代の削減が一番重要だと言われています。
IT設備・備品・消耗品など
さらに通信環境やパソコン、セキュリティソフトなどもスペックの高いものを導入するとなると、そのITコストは大きく膨れ上がるでしょう。他にも、文房具や用紙などの備品代、オフィス家具、郵便代、休憩スペースの消耗品などが代表的な設備コストに挙げられます。
オフィスのコストを削減する方法
ここからはオフィスで発生するコストを削減するアイデアをご紹介していきます。
エアコン温度の最適化は、場所ごとの現状温度の調査から
まずはエネルギーにかかるコストの削減についてです。
エアコンは設定温度を1℃調節することで電気代の10％を削減できると言われています。環境省が推奨するクールビズでは、最適な室温の目安を28℃としています。ただし、オフィスの室温は複合機や照明などの熱源やレイアウト、人の混み具合などの影響を受けて変化するので、エアコンを28℃に設定したからといって室温が28℃になるとは限りません。
そこで、まずおすすめしたいのが「現状把握」です。一度オフィスのさまざまな場所に温度計を置いて、暑くなりやすい場所、あるいは寒くなりやすい場所を調べてみると、具体的な対策を考えやすくなります。例えば、直射日光の影響で他の場所と比べて温度が高くなっているのであれば、ブラインドカーテンを取り入れるのも一手です。もしフロアや部屋ごとに空調を細かく設定できる場合は、それぞれの室温に合わせてエアコンの温度を最適化することで、年間の電気代を大きく削減できることができるでしょう。
【おすすめの対策】
ブラインドカーテンの設置
遮光／断熱フィルムの設置
フロアや部屋ごとの温度最適化
蛍光灯をLED照明に切り替える
照明は、初期投資コストはかかっても、LED照明を取り付けることをおすすめします。LED照明は蛍光灯と比較して消費電力が少なく、寿命も白熱電球が約1,000時間なのに対し、電球形LEDランプは約40,000時間と言われています。そのため、長い目で見ると金額面のコストカットだけでなく、蛍光灯を交換する頻度が減ることで工数面のコスト削減も期待できます。
さらに、発熱量もLED照明のほうが低いため、LED照明に切り替えるだけで室温の上昇が改善され、先述したエアコン温度の最適化にも貢献できるでしょう。
オフィス機器は社員が使いやすいものを選ぶ
オフィス機器のコストを削減する方法をいくつか紹介します。まずパソコンや複合機、電話などをレンタル・リースしている場合は、レンタル・リース会社や使用機器の見直しを行うことでコスト削減につながる可能性があります。
例えば、IT機器はスペックを重視しがちですが、どんなに高スペックでも使いこなすのが難しいものや、多くの社員が慣れ親しんでいないものを導入すると、レクチャーする時間の増大や、使いこなすまでの作業効率低下などに工数がかかってしまいます。スペックだけを追求するのではなく、社員にとって使いやすい機器という視点も忘れないことが大切です。
また、あまり吟味せずに何となく導入されているものや、在宅ワークの浸透などでオフィスの利用状況が変わったなど、現状のオフィス環境に合わない機器や備品がそのまま使われている可能性もあります。気になるポイントを見つけて、一度ウェブサイトなどで軽くリサーチをしてみるだけでもコストカットのヒントが得られるかもしれません。
消耗品コストの最適化を図る
消耗品のコストを削減する方法として、サプライドックの設置とペーパーレス化を紹介します。
休憩スペースの見直し
休憩スペースに常備している消耗品や備品にも、コスト見直しのチャンスがあります。例えばティーパックやガムシロップなど賞味期限のある消耗品は、賞味期限管理を適切に行い、発注頻度などを見直すことで廃棄ロスを減らすことができるでしょう。ドリンクコーナーにコーヒーマシンを設置している場合は、使用頻度や電気代、メンテナンスコストなども考慮しながら、適切なマシンに切り替えることでコストカットを実現できるかもしれません。
サプライドックを導入する
「サプライドック」とは、社員が一人ひとり持っていなくても作業ができる消耗品を、一括で管理する仕組みのことを指します。
付箋やスティックのり、ホッチキスなどを1箇所にまとめて置いておくことで、総務部が在庫管理をしやすくなり、発注業務にかかる人的コスト削減が期待できます。なによりも、文房具を社員全員に配る必要がないので、誰かのデスクの引き出しに眠っていたり、紛失したり、まだ使えるのに新しいものを使ってしまうといった無駄なコストも削減できるのが大きなメリットです。
ペーパーレス化を推進する
ペーパーレス化を推進することで、印刷代や郵便代のカットが可能です。社内でペーパーレス化が浸透し、資源を大切にする姿勢を社外にアピールできるようになれば、社会からの評価を高めることにもつながるでしょう。
オフィスのコストを削減する際の注意点
経営視点でオフィスの見直しを行うと、ついコスト削減ばかりに目を向けてしまいがちです。しかし、オフィスコストの削減だけに気を取られていると、思わぬデメリットに直面する場合もあります。
ここからは、無理なコスト削減によって発生する可能性があるデメリットと対策品とをご紹介します。
生産性低下や企業イメージダウンにつながる
コストカット施策が、生産性や企業イメージに悪影響を与えてしまうケースがあります。 例えば、インク代の節約のためにカラーコピーを一律で禁止すると、わかりにくい白黒の資料を量産し、結果的に生産性の低下を招いてしまうかもしれません。
印刷の品質を下げるのではなく、クラウドサービスを活用して資料をデータで共有できるようにする、取引先との打ち合わせでは事前に資料をメール添付で共有するなど、そもそも紙を印刷せずに、生産性や品質を下げない方法を考えることが大切です。
また、お客様が訪問した際に室温が適切でなかったり、ドリンクなどおもてなしに関わる備品・消耗品を節約してしまうと、企業イメージの低下につながりかねません。季節に合わせて最適なコーヒーを提供するなど、お客様が不快にならないための施策には十分に配慮する必要があります。
企業イメージとは？企業イメージを高めるメリットと具体的な取り組みを紹介
社員の業務に支障をきたす
社員にとって働きにくく、余計なストレスを生じさせるコストカットには注意が必要です。例えば、出社人数はそのままなのに、オフィス縮小を行なうと一人ひとりの作業スペースが狭くなることも。リモートワークや人員の最適化を伴わないオフィスの縮小は、パーソナルスペースの確保ができないことから、強いストレスを感じる社員が増えて満足度が下がるリスクがあります。
ほかにも、電気代節約のために暑過ぎるor寒過ぎる室温になっていたり、暗くなっても電気をできるだけ付けないといった施策は、社員の業務に支障をきたす可能性があるので注意が必要です。
重要なのはコストカットではなくコスト最適化
オフィスの環境整備に必要なのは、単なるコストカットではなく、社員の働きやすさやお客様へのおもてなしを第一に考えた上で、不必要なものや非効率なものを取り除く「コストの最適化」です。
例えば、カットするのが「オフィスの賃料」であれば、出社人数を減らしてオフィス規模の縮小を図りながら、休憩室にコーヒーマシンを設置することでオフィスの質を高めることができます。手軽に上質なコーヒーを味わえるマシンがあれば、社員がリフレッシュできる場が生まれ、作業効率や就業環境の向上にもつながります。
ネスプレッソのコーヒーサービスでは、オフィスの規模に最適なサイズ・仕様のマシンをご案内しています。また、社員やお客様の好みに合わせて豊富な種類のコーヒーカプセルがあり、その品質にも定評があるため、社内外の多くの方々の満足度を高めることが可能になります。もちろん、設置やメンテナンスも簡単なので、管理や手間といったコストを削減したい方にもおすすめです。
オフィスコスト最適化の手軽な一歩として、コーヒーマシンを設置してみてはいかがでしょうか。
参考文献
https://www.enecho.meti.go.jp/category/saving_and_new/saving/general/howto/lighting/ https://ondankataisaku.env.go.jp/coolchoice/coolbiz/ https://looop-denki.com/low-v/denkinavi/fluorescentlamp/ https://looop-denki.com/low-v/denkinavi/airconditioning/ https://www.tainavi-biz.com/energy-iot/3454/ https://www.tainavi-biz.com/cost_reduction/382/
